Meeting server

Q: Wie funktioniert One-Touch-Join mit Meeting-Servern

Mit One-Touch-Join können Teilnehmer ein geplantes Meeting direkt per Knopfdruck starten – zum Beispiel über ein Touchpanel im Konferenzraum. Der Meeting-Server ist dazu meist mit einem Kalendersystem wie Exchange, Outlook oder Google Workspace verknüpft. Sobald ein Meeting gebucht ist, erscheint es automatisch auf dem Gerät – inklusive der richtigen Einwahldaten und Verbindungsprotokolle. Das reduziert Fehler, spart Zeit und erhöht die Nutzerfreundlichkeit erheblich.

Q: Meeting Server und DSGVO – was muss beachtet werden

Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss den Datenschutz nach der DSGVO sicherstellen. Meeting-Server bieten hier klare Vorteile: On-Premises-Betrieb verhindert, dass Daten Dritte erreichen; Verschlüsselung (TLS, SRTP) schützt Kommunikationsinhalte; Zugriffskontrollen und Rollenmodelle sorgen für sichere Nutzung; Logging und Auditing machen Vorgänge nachvollziehbar. Falls externe Hoster oder Anbieter eingebunden sind, sollte ein AV-Vertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen werden. Achten Sie darauf, dass der Anbieter DSGVO-konform arbeitet und deutsche Rechenzentren oder Self-Hosting-Optionen anbietet.

Q: Wie viele Teilnehmer kann ein Meeting-Server gleichzeitig verwalten

Die maximale Teilnehmerzahl hängt vom gewählten System, der Serverleistung und dem Lizenzmodell ab. Gängige Meeting-Server wie Cisco CMS, Yealink YMS oder Pexip sind so konzipiert, dass sie mehrere Hundert bis Tausende Teilnehmer gleichzeitig verwalten können – in einem oder in vielen parallelen Meetings. Damit sind sie sowohl für kleinere Teams als auch für großflächige Unternehmensinstallationen skalierbar.

Zentrale Backend-Lösungen für Videokonferenzen – on-premises oder hybrid betrieben, sicher integrierbar in bestehende AV- und IT-Infrastrukturen.

Die zentrale On-premise-Lösung für professionelle Videokonferenzen

Ein Meeting-Server ist die technische Schaltzentrale für Videokonferenzen in Unternehmen, Organisationen und im öffentlichen Sektor. Anders als cloudbasierte Tools wie Zoom oder Microsoft Teams ermöglichen Meeting-Server eine besonders sichere, flexible und leistungsfähige Kommunikationsstruktur – ob on-premises oder hybrid.

Ein Meeting-Server lohnt sich für alle Organisationen, die sichere, flexible und technisch ausgereifte Videokonferenzen benötigen. Besonders geeignet ist er für Branchen mit Datenschutzpflichten, hohen Sicherheitsanforderungen oder einer heterogenen Infrastruktur.

Was ist ein Meeting-Server?

Ein Meeting-Server ist eine Software- oder Serverlösung, die sämtliche Prozesse rund um Videokonferenzen steuert – unabhängig davon, ob Teilnehmer über SIP-Raumsysteme, Webbrowser (WebRTC), Microsoft Teams oder Mobilgeräte zugeschaltet sind. Im Gegensatz zu klassischen Meeting-Plattformen wird ein Meeting-Server in der eigenen IT-Infrastruktur betrieben (on-premises oder hybrid) und übernimmt dabei die zentrale Vermittlung und Verwaltung der Kommunikation.

Er verarbeitet Audio- und Videoströme, steuert Layouts und Teilnehmerrechte, verwaltet Zugriffe, übernimmt die Authentifizierung und lässt sich mit Kalenderdiensten wie Microsoft Exchange oder Google Workspace verknüpfen. Meeting-Server schaffen so die technische Grundlage für flexible, interoperable und DSGVO-konforme Kommunikationslösungen – insbesondere in Organisationen mit hohen Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz und Systemintegration.

Beispiele für verbreitete Meeting-Server-Lösungen sind: Cisco Meeting Server, Yealink Meeting Server und Pexip Infinity.

Einsatzbereiche Meeting-Server

Ein Meeting-Server wird immer dann eingesetzt, wenn Unternehmen oder Organisationen ihre Videokonferenzen nicht über öffentliche Cloud-Dienste abwickeln möchten oder dürfen. Vor allem in sicherheitskritischen Bereichen bietet er eine zentrale, leistungsstarke Lösung mit voller Kontrolle über alle Kommunikationsprozesse.

Höchste Kontrolle & Sicherheit

Meeting-Server ermöglichen einen Betrieb auf eigener Hardware – ohne Abhängigkeit von Cloudanbietern. Das ist besonders für Behörden, Banken, Justiz oder kritische Infrastrukturen wichtig, bei denen Datenschutz und Kontrolle oberste Priorität haben.

Technische Brücke zwischen Systemen

Dank der Unterstützung gängiger Protokolle wie SIP, H.323, WebRTC oder Microsoft-Standards verbinden Meeting-Server klassische Konferenzräume, mobile Geräte und Browser-Nutzer in einem einzigen System. So wird die Interoperabilität zwischen verschiedenen Plattformen sichergestellt.

Flexibel & skalierbar einsetzbar

Ob kleine Besprechung oder großangelegte Konferenz mit vielen Teilnehmern: Meeting-Server lassen sich an unterschiedliche Anforderungen anpassen. Sie bieten Ressourcensteuerung, parallele Meetings, Failover-Konzepte und sind für den Betrieb an mehreren Standorten ausgelegt.

Integriert in bestehende Infrastruktur

Viele Lösungen lassen sich nahtlos mit vorhandenen Systemen wie Active Directory, Exchange, Crestron/Extron-Steuerungen oder Kalenderdiensten verbinden. Zudem sind individuelle Anpassungen wie Branding, Layout-Management oder API-Anbindungen problemlos möglich.

Interne Meetings zwischen Teams an verschiedenen Standorten
Gerichtliche Videoanhörungen mit gesicherter Verbindung
Online-Sprechstunden und Videosprechstunden im Gesundheitswesen
Schulungen, Weiterbildungen und Konferenzen mit vertraulichem Inhalt
Sichere Kommunikation in Ministerien, Behörden oder dem Militärumfeld

Öffentliche Verwaltung & Behörden – für datenschutzkonforme Kommunikation
Justiz & Verteidigung – wegen hoher Sicherheitsanforderungen
Banken & Versicherungen – zur Einhaltung regulatorischer Vorgaben
Gesundheitswesen – inklusive DSGVO-konformer Patientendatenübertragung
Internationale Unternehmen & Konzerne – mit globaler Videoinfrastruktur
Universitäten & Forschungseinrichtungen – für interne, unabhängige Systeme

Unsere Top 5

Meeting-Server im Vergleich: Cisco, Yealink, Zoom, Microsoft & Pexip

Jeder Meeting-Server verfolgt einen anderen Ansatz – vom vollständig lokal betriebenen System bis zur flexiblen Cloudplattform. Im folgenden Überblick vergleichen wir führende Anbieter wie Cisco, Yealink, Zoom, Microsoft Teams und Pexip hinsichtlich Zielgruppen, Besonderheiten und typischen Einsatzszenarien. So finden Sie die passende Lösung für Ihre IT-Infrastruktur und Sicherheitsanforderungen.

Zur besseren Übersicht finden Sie die wichtigsten Meeting-Server-Lösungen in der folgenden Vergleichstabelle gegenübergestellt.

On-Premises Videokonferenz-Serverlösung
Zielgruppe: Große Unternehmen, Behörden, Banken, Kliniken mit hohen Sicherheitsanforderungen
Besonderheiten:
- Verbindet klassische Raumsysteme (SIP/H.323) mit WebRTC und Skype for Business
- Vollständig lokal betreibbar (DSGVO-konform)
- Unterstützung für individuelle Layouts, Branding, Umfragen und Interoperabilität
Einsatzbeispiel: Interne Unternehmenskommunikation mit eigenem Datenhosting und komplexer Infrastruktur

All-in-One-Meeting-Plattform für Yealink-Geräte (on-premises)
Zielgruppe: Unternehmen mit vorhandener Yealink-Infrastruktur oder Geräte-Standardisierung
Besonderheiten:
- MCU, Verzeichnisdienst, Traversal-Server & Meetingverwaltung in einem
- Hohe Kompatibilität mit Yealink-Videogeräten (z. B. One-Touch-Join)
- Unterstützt bis zu 10.000 Nutzerkonten & verteilte Architektur
Einsatzbeispiel: Mittelständisches Unternehmen mit mehreren Standorten & Yealink-Konferenztechnik

Cloudbasierte Collaboration-Plattform mit integriertem Meeting-Modul
Zielgruppe: Unternehmen mit Microsoft 365-Infrastruktur
Besonderheiten:
- Tiefe Integration in Office-Tools (Outlook, SharePoint, OneDrive)
- Videokonferenzen, Chat, Dateiablage & Projektarbeit in einem
- Teams Rooms für Hardwareintegration
Einsatzbeispiel: Digitale Zusammenarbeit in Unternehmen mit Microsoft-Standardisierung

Cloudbasierte Videokonferenzplattform
Zielgruppe: Vom Einzelunternehmer bis zum Konzern
Besonderheiten:
- Hohe Benutzerfreundlichkeit, breite Geräteunterstützun
- Features wie Breakout Rooms, Whiteboard, Webinare, AI CompanionZoom Rooms für Konferenzräume & Zoom Phone als Erweiterung
Einsatzbeispiel: Schnelle, skalierbare Lösung für hybride Meetings mit internen & externen Teilnehmern

Videoplattform für Interoperabilität & hybride Szenarien (Cloud oder on-premises)
Zielgruppe: Unternehmen mit heterogener Infrastruktur oder hohem Sicherheitsbedarf
Besonderheiten:
- Brücke zwischen SIP/H.323, Microsoft Teams, Google Meet und WebRTC
- Anpassbares Branding & API-Schnittstellen
- DSGVO-konforme Self-Hosting-Möglichkeit
Einsatzbeispiel: Organisation mit Cisco-Raumsystemen, Microsoft Teams und externen Browser-Teilnehmern

Merkmal	Cisco Meeting Server	Yealink Meeting Server	Zoom	Microsoft Teams	Pexip
All-in-One-Funktionalität	Bietet Video-, Audio- und Webkommunikation für On-Premises-Bereitstellungen.	Integriert MCU, Registrar-Server, Verzeichnisserver, Traversal-Server, Meeting- und Gerätemanagement in einer Plattform.	Cloud-basierte Plattform für Video-, Audio- und Webkonferenzen mit zusätzlichen Funktionen wie Webinaren und virtuellen Events.	Kollaborationsplattform mit Chat, Videokonferenzen, Dateifreigabe und Integration in Office 365.	Softwarebasierte Plattform für Videokonferenzen und Zusammenarbeit über verschiedene Geräte und Plattformen hinweg.
Interoperabilität	Unterstützt SIP-, H.323- und WebRTC-Protokolle sowie Integration mit Microsoft Skype for Business.	Unterstützt verschiedene Protokolle und Geräte, einschließlich WebRTC und SIP-Trunks.	Funktioniert auf verschiedenen Geräten und Betriebssystemen; Integration mit Kalendern und Drittanbieter-Apps.	Integration mit Microsoft 365-Anwendungen; Unterstützung für Drittanbieter-Apps und -Dienste.	Ermöglicht Interoperabilität zwischen verschiedenen Videokonferenzsystemen und -diensten.
Skalierbarkeit	Skalierbar für kleine bis große Implementierungen mit Unterstützung für Clusterbildung und verteilte Architekturen.	Unterstützt bis zu 10.000 Konten und mehrere gleichzeitige HD-Videokonferenzen.	Geeignet für kleine Teams bis hin zu großen Unternehmen; unterstützt Meetings mit bis zu 1.000 Teilnehmern.	Unterstützt Meetings mit bis zu 10.000 Teilnehmern; geeignet für Unternehmen jeder Größe.	Skalierbare Lösung für Unternehmen jeder Größe mit flexiblen Bereitstellungsoptionen.
Benutzererfahrung	Bietet eine intuitive Benutzeroberfläche mit WebRTC-basiertem Web-App-Zugang.	Ermöglicht die Planung von Meetings über Web oder Microsoft Outlook mit Funktionen wie Konferenz-Erinnerungen und One-Touch-Zugang.	Benutzerfreundliche Oberfläche mit Funktionen wie Bildschirmfreigabe, virtuellen Hintergründen und Breakout-Räumen.	Integration mit Office 365 ermöglicht nahtlose Zusammenarbeit; Funktionen wie Live-Untertitel und Aufzeichnungen.	Bietet eine einheitliche Benutzererfahrung über verschiedene Geräte hinweg mit Anpassungsmöglichkeiten.
Sicherheitsfunktionen	Unterstützt TLS, SRTP und HTTPS für sichere Kommunikation; bietet Funktionen wie PIN-Schutz und Verschlüsselung.	Bietet TLS/SRTP/HTTPS und dynamische Passwörter zur Sicherstellung der Konferenzsicherheit.	Bietet End-to-End-Verschlüsselung für Meetings und zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie Warteräume.	Umfassende Sicherheits- und Compliance-Funktionen, einschließlich Datenverschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung.	Entwickelt für hohe Sicherheitsanforderungen mit Funktionen wie One-Time-VMRs, sicheren PIN-Codes und Single Sign-On (SSO).
Geräteintegration	Integration mit Cisco Collaboration Endpunkten und Drittanbieter-Geräten.	Tiefe Integration mit Yealink VC-Geräten für Funktionen wie Konferenz-Erinnerungen und One-Touch-Zugang.	Funktioniert auf Desktops, Mobilgeräten und in Konferenzräumen mit unterstützter Hardware.	Verfügbar auf Desktops, Mobilgeräten und in Konferenzräumen mit Microsoft Teams Rooms.	Unterstützt eine Vielzahl von Geräten und ermöglicht die Integration mit bestehenden Videokonferenzsystemen.
Lizenzierung und Kosten	Bietet flexible Lizenzierungsoptionen, einschließlich nutzerbasierter Multiparty-Lizenzen.	Informationen zu Lizenzierungsmodellen sind auf der offiziellen Website verfügbar.	Bietet kostenlose und kostenpflichtige Pläne mit unterschiedlichen Funktionen und Teilnehmerkapazitäten.	In Microsoft 365-Abonnements enthalten; zusätzliche Funktionen können zusätzliche Kosten verursachen.	Flexible Lizenzierungsoptionen, einschließlich selbstgehosteter und Cloud-basierter Lösungen.
Besondere Merkmale	– Unterstützung für AV1-Format für Content-Sharing. – Anpassbare Layouts und Branding-Optionen. – Unterstützung für Umfragen zur Interaktion mit Teilnehmern.	– Unterstützt verschiedene Konferenzmodi wie P2P, geplante Meetings und Ad-hoc-Konferenzen. – Verteilte Cloud-basierte Architektur für flexible Implementierung. – Remote-Geräteverwaltung und -aktualisierung.

Vorteile von Meeting-Servern:

Ein Meeting-Server bietet Unternehmen und Organisationen zahlreiche Vorteile – insbesondere dann, wenn Datenschutz, Integrationstiefe und Unabhängigkeit eine wichtige Rolle spielen. Im Gegensatz zu rein cloudbasierten Lösungen behalten Sie mit einem Meeting-Server jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Kommunikation.

Datenschutz auf höchstem Niveau

Da Meeting-Server lokal betrieben werden können, bleiben alle Kommunikationsdaten im eigenen Netzwerk. Das sorgt für maximale Datensicherheit, erfüllt strenge DSGVO-Vorgaben und ist ideal für Behörden, Gesundheitswesen oder Finanzdienstleister.

Große Protokollvielfalt für maximale Kompatibilität

Ob SIP, H.323, WebRTC oder Microsoft Teams – moderne Meeting-Server unterstützen viele Standards gleichzeitig. So können klassische Raumsysteme, mobile Geräte und Webbrowser problemlos miteinander kommunizieren.

Nahtlose Integration in bestehende Technik

Meeting-Server lassen sich mühelos mit vorhandener AV- und Medientechnik verknüpfen – etwa mit Touchpanels, Mediensteuerungen oder Kalenderdiensten wie Outlook. Auch eine Anbindung an Active Directory oder individuelle Workflows ist möglich.

Hohe Skalierbarkeit für jede Unternehmensgröße

Ob kleines Team, mittelständisches Unternehmen oder internationaler Konzern – ein Meeting-Server wächst mit den Anforderungen. Er erlaubt parallele Konferenzen, große Teilnehmerzahlen und flexible Ressourcenverteilung.

Unabhängigkeit von Cloud-Anbietern

Mit einem eigenen Meeting-Server sind Sie nicht auf externe Dienste angewiesen. Das reduziert Risiken, schafft Unabhängigkeit und ermöglicht eine individuelle Anpassung der Plattform – technisch wie visuell.

Flexibler Zugriff für alle Teilnehmer

Teilnehmer können sich über Konferenzsysteme, Browser, Mobilgeräte oder per Telefon einwählen. Diese Vielfalt macht hybride Meetings einfach und zuverlässig – auch bei wechselnden Geräten oder Netzwerken.

Anwendungsbeispiele:

Behörden & Verwaltung

Sichere Justizkommunikation

Branche: Öffentliche Verwaltung / Gerichte
Ziel: Durchführung von Gerichtsverhandlungen mit externen Beteiligten per Video
Herausforderung:
- Hohe Sicherheits- und Datenschutzanforderungen
- Keine Cloudlösungen erlaubt
- Externe Teilnehmer (z. B. Verteidiger, Dolmetscher) sollen sich browserbasiert zuschalten können
Lösung:
Ein on-premises betriebener Cisco Meeting Server ermöglicht gesicherte Videokonferenzen über WebRTC (Browser), SIP oder H.323. Interne Teilnehmer nutzen Raumsysteme oder Desktops, externe Teilnehmer wählen sich über einen sicheren Einladungslink ein. Die Lösung erfüllt Datenschutzvorgaben und lässt sich in bestehende LDAP-/AD-Strukturen integrieren.

Unternehmen

Interoperabilität in der IT

Branche: Internationales Industrieunternehmen
Ziel: Zusammenarbeit über verschiedene Standorte und Tools hinweg
Herausforderung:
- Unterschiedliche Systeme im Einsatz (Cisco-Räume, Microsoft Teams, Skype for Business, SIP-Endpunkte)
- Meetings sollen reibungslos über Tools hinweg stattfinden
Lösung:
Ein Yealink Meeting Server oder Pexip Infinity wird als Interop-Plattform eingesetzt. Er vermittelt zwischen SIP-Endpunkten, Teams-Clients und WebRTC-Browsern. Die Mitarbeiter können unabhängig vom System miteinander kommunizieren – nahtlos und ohne Medienbrüche.

Gesundheitswesen

Videokonferenz Klinik-Netzwerk

Branche: Gesundheitswesen
Ziel: Videobasierte Fallbesprechungen zwischen Ärzten aus verschiedenen Häusern
Herausforderung:
- Kliniken sind durch Datenschutz (z. B. DSGVO) an lokale Server gebunden
- Es bestehen unterschiedliche technische Standards in den Einrichtungen
- Keine zentrale Cloudlösung erlaubt
Lösung:
Ein lokal betriebener Meeting-Server (z. B. Cisco CMS) ermöglicht den sicheren Austausch über medizinische Themen. Ärzte loggen sich über Webbrowser oder mobile Geräte ein. Optional können auch Patienten zu Aufklärungsgesprächen sicher eingeladen werden. Die Lösung wird durch das IT-Team der Klinikgruppe zentral verwaltet.

🛠 Worauf Sie beim Kauf eines Meeting-Servers achten sollten

Meeting-Server sind das Herzstück jeder professionellen Videokonferenz-Infrastruktur – insbesondere dann, wenn Sicherheit, Kontrolle und Integration im Vordergrund stehen. Damit der Server optimal in Ihre vorhandene Medientechnik eingebunden werden kann, sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:

✅ Typische Ausstattung von Konferenzräumen mit Meeting-Servern

In modernen Besprechungsräumen kommt meist ein Zusammenspiel aus folgenden Komponenten zum Einsatz:

Videokonferenzsysteme: z. B. Cisco, Poly, Lifesize, Yealink oder Logitech
AV- und Steuerungstechnik: etwa von Crestron, Extron, Kramer oder AMX
Displays & Touchpanels: zur einfachen Bedienung von Meetings und Layouts
Mikrofone & Lautsprecher: professionelle Lösungen von Shure, Sennheiser oder Biamp
Signalmanagement: Matrix-Switches, HDMI-Extender, BYOD-Systeme zur flexiblen Anbindung von Laptops und Präsentationstechnik

🧩 Wichtige Kriterien für Ihre Kaufentscheidung

Damit Ihr Meeting-Server zuverlässig, sicher und zukunftssicher läuft, empfehlen wir, folgende Punkte zu prüfen:

Kompatibilität
Unterstützt der Server Ihre bestehende Hardware? (z. B. SIP/H.323, Microsoft Teams oder WebRTC)
Datenschutz & Sicherheit
Muss Ihre Lösung DSGVO-konform oder komplett lokal (on-premises) betrieben werden?
Skalierbarkeit
Wie viele gleichzeitige Meetings, Standorte oder Nutzerkonten sollen verwaltet werden?
Verwaltung & Monitoring
Gibt es zentrale Admin-Tools zur Steuerung, Nutzerverwaltung und Fehlerdiagnose?
Interoperabilität
Lässt sich der Server als Brücke zwischen verschiedenen Plattformen nutzen (z. B. Cisco + Teams + Webbrowser)?
Support & Wartung
Wie gut sind Hersteller-Support, Updates, Lizenzerweiterungen und Ersatzteilverfügbarkeit geregelt?

💡 Tipp: Proof of Concept (PoC)

Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, lohnt sich ein Testbetrieb unter realen Bedingungen:

Technische Kompatibilität prüfen
Integration in Ihre AV- und IT-Infrastruktur sicherstellen
Nutzererfahrung evaluieren

👉 conference-tv bietet Ihnen kostenlose Beratung und – auf Wunsch – einen professionell begleiteten Proof of Concept. So können Sie die passende Lösung sicher auswählen.

F & A - Meeting-Server

Meeting Server vs. Cloud-Lösungen – wo liegt der Unterschied?

Meeting-Server werden lokal oder in einer privaten Infrastruktur betrieben und bieten dadurch maximale Kontrolle über Daten, Sicherheit und Anpassung. Cloud-Lösungen wie Zoom oder Microsoft Teams sind einfacher zu implementieren, aber weniger flexibel bei Datenschutz, Integration und Anpassung. Wer auf hohe Sicherheit, Interoperabilität und DSGVO-Konformität angewiesen ist, fährt mit einem Meeting Server besser.

Welche Protokolle unterstützen moderne Meeting-Server?

Moderne Meeting-Server unterstützen in der Regel eine Vielzahl von Kommunikationsprotokollen, darunter:

SIP (Session Initiation Protocol)
H.323 (älterer Standard für Videokonferenzen)
WebRTC (browserbasierte Teilnahme ohne Installation)
RTMP/RTSP (für Streaming in Spezialfällen)
Microsoft-Protokolle (z. B. Teams, Skype for Business – je nach Anbieter)

Diese Protokollvielfalt ermöglicht es, verschiedene Geräte, Raumsysteme und Plattformen nahtlos miteinander zu verbinden.

Wie funktioniert One-Touch-Join mit Meeting-Servern?

Mit One-Touch-Join können Teilnehmer ein geplantes Meeting direkt per Knopfdruck starten – z. B. über ein Touchpanel im Konferenzraum.
Der Meeting-Server ist dazu meist mit einem Kalendersystem (z. B. Exchange, Outlook oder Google Workspace) verknüpft. Sobald ein Meeting gebucht ist, erscheint es automatisch auf dem Gerät – inklusive der richtigen Einwahldaten und Verbindungsprotokolle. Das reduziert Fehler, spart Zeit und erhöht die Nutzerfreundlichkeit erheblich.

Meeting-Server und DSGVO – was muss beachtet werden?

Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss den Datenschutz nach der DSGVO sicherstellen. Meeting-Server bieten hier klare Vorteile:

On-Premises-Betrieb verhindert, dass Daten Dritte erreichen
Verschlüsselung (TLS, SRTP) schützt Kommunikationsinhalte
Zugriffskontrollen & Rollenmodelle sorgen für sichere Nutzung
Logging & Auditing machen Vorgänge nachvollziehbar
Vertragsgestaltung: Falls externe Hoster oder Anbieter eingebunden sind, sollte ein AV-Vertrag (gemäß Art. 28 DSGVO) abgeschlossen werden

Tipp: Achten Sie darauf, dass der Anbieter DSGVO-konform arbeitet und deutsche Rechenzentren oder Self-Hosting-Optionen anbietet.

Wie wird ein Meeting-Server in bestehende Technik integriert?

Ein Meeting-Server lässt sich in der Regel problemlos in vorhandene Medientechnik und IT-Infrastruktur integrieren. Die Verbindung erfolgt über standardisierte Protokolle wie SIP, H.323 oder WebRTC sowie APIs. So können Raumsysteme, Touchpanels, Kalenderdienste (wie Microsoft Outlook/Exchange oder Google Workspace) und Mediensteuerungen (z. B. Crestron oder Extron) nahtlos eingebunden werden. Auch die Integration in Netzwerke, Firewall-Regeln und Benutzerverzeichnisse (z. B. Active Directory) ist meist möglich.

Wie viele Teilnehmer kann ein Meeting Server gleichzeitig verwalten? Können externe Teilnehmer eingeladen werden?

Die maximale Teilnehmerzahl hängt vom gewählten System, der Serverleistung und dem Lizenzmodell ab. Gängige Meeting-Server wie Cisco CMS, Yealink YMS oder Pexip sind so konzipiert, dass sie mehrere Hundert bis Tausende Teilnehmer gleichzeitig verwalten können – in einem oder in vielen parallelen Meetings. Damit sind sie sowohl für kleinere Teams als auch für großflächige Unternehmensinstallationen skalierbar.

Externe Teilnehmer können über Weblinks (meist WebRTC) sicher und unkompliziert teilnehmen.

Muss der Meeting Server vor Ort installiert werden?

Nein, das ist nicht zwingend erforderlich. Viele Anbieter bieten heute auch hybride oder cloudnahe Lösungen an. Für Unternehmen mit hohen Datenschutz- oder Sicherheitsanforderungen empfiehlt sich jedoch meist ein On-Premises-Betrieb – also die lokale Installation auf eigenen Servern. So behalten Sie volle Kontrolle über Ihre Kommunikationsdaten und können die Lösung individuell anpassen und absichern.

Raumbuchungssystem Software